21世紀,我們的競爭力在哪裡?”

安迪生企管顧問有限公司
總經理 巫文瑜

( 本文刊登自90.05.02經濟日報第36版 )

 21世紀的第一個春天應成都万康國際(企管顧問)公司邀約主講「秘書及行政助理管理技巧」系列課程,
並於出國前夕在台灣主講一系列上述相關課程。謹就課堂上所觀察到兩岸秘書、行政人員之差異供各
位參考。也許非最客觀,但值得我們來省思。

課程包含「如何成為上司的得力助手」、「時間管理」、「文書檔案管理」、「人際關係與溝通技巧」
與「秘書的自我定位與職涯發展」。學員分別來自柯達、中德魏米勒、武漢烽火通信科技、成都中康
光纜......等外資或中外合資企業。讓我印象最深刻的事例如下:

<事例一>:第一堂課我讓他們探討“如何成為上司的得力助手”、“危機因應及問題處理程序”等
案例研討,每一組所派出來簡報的成員,個個口若懸河,簡直可以當隨堂助教。他們對於被派來受訓
感到非常珍惜,所以他們最希望我能坐在中間讓他們發問有關於如何協助上司做個稱職的部屬,希望
我能夠將二十年的實務經驗與他們分享。那種對於知識求取的熱切與渴望,非時下台灣年輕人所能比
擬。台灣的學生不知是害羞還是沒養成發問的習慣,通常課堂上很少發問,當老師問他有什麼想法時
,好似心裡沒準備好,所以答不出所以然來,或答以“我還沒想到”、“我沒想過”。

 

<事例二>:班上的學員平均年齡在2327歲之列,他們告訴我:「他們的工作內容還包括為總裁把
中文合約書翻為英文版」,甚至万康國際的課程
DM都做成中英版,我心想台灣同年同條件的秘書也
不見得翻得了英文合約書?!問題是台灣一個大學畢業生的薪資可以請四個大陸秘書,試問我們的競
爭力在哪裡?

 

<事例三>:學員們著職業裝、穿包鞋(高跟鞋)上課,個個氣質出眾、秀外慧中,顯現他們對於上
課的重視。好比早期我們要去飯店用餐,必然要比平時穿得正式一樣。這一點我個人覺得台灣的學員
應加強,無論在工作職場或代表公司出席開會或受訓,應視同上班著職業裝,所謂「人要衣裝、佛要
金裝」合宜的穿著與應對才能突顯我們的專業素養。

<事例四>:尊師重道。幾次在不同場合上課,我發現大陸的學員站著回答老師問題;台灣學生坐著
,也坐著回答上司的問語。也許台灣受西風東漸的影響,漸漸地學習了西方人直呼上司或父母姓名,
但我總覺得在輩份上仍應有下對上之尊重。

<事例五>鍥而不捨、好問。第三天最後一個單元為「秘書的自我定位與職涯發展」,學員在第二天
就問了我很多問題,諸如“如何為上司泡好喝的咖啡?”、“如何提昇秘書的角色”。因為他們說:
「在大陸若
30歲了還在擔任秘書工作會被別人以異樣的眼光看待,秘書在大陸很沒有地位…..等等」。
總之,對於秘書職涯發展產生不確定感。我要他們回去多想幾個問題留待第三天座談會時共同來探討
,結果他們提出來的問題分別是:

  1. 如何提昇秘書的角色/地位,秘書的職涯發展?

  2. 如何與老板談加薪/升職?

  3. 如何加強個人專業能力?

  4. 如何用心?

  5. 如何扮演上司與部屬間的橋樑?

  6. 如何做好職場人際關係?

  7. 如何增強自信心,讓自己覺得有成就、有前途?

  8. 哪些人不適合擔任秘書工作?

  9. 如何避免上司利用公餘請秘書幫他打牌、喝酒、做私事?

  10. 女強人是不是要比別人更努力?如何調適創業期的挫折?

  11. 希望多搜集各部門訊息供總經理參考,如何避免部門經理誤會?如何客觀地搜集情報?

  12. 如何與女上司相處?

  13. 可否分享多年工作經驗中最引以為傲及最失敗、尷尬的事例?

第一天我問大家對於這個課程的期許,學員們表示他們希望學習如何更有效率?如何安排優先順序?
如何讓思路清晰?如何協助上司發展事業.......。我從這些問題看出他們想要成功的動機很強烈,不若
台灣的學員被派來上課簡直是苦差事,老師延長下課時間想給學生多上一點也抱怨;視線被投影機稍
為擋住一個角度不會試圖調整身子,竟然抱怨場地不好;晚上或週末派訓還要申請加班費?!搞得企
業主一個頭兩個大。

我想問題出在於台灣這一代年輕人沒有歷經苦難,所以少了一些憂患意識,加上現代父母親只生一∼
二個小孩,對孩子特別寵愛,經濟狀況都還過得去,所以在吃穿不愁之下,小孩子安逸慣了自然不識
愁滋味。

我想將來大陸也會發展成台灣目前的狀況,這是步入開發中國家的路途上必然的現象;即令,歐美日
等國家的小孩也可能是如此。但兩相比較,不免仍要苦口婆心地提醒台灣的朋友們,不要忘了提昇個
人專業能力,不能再有「錢多、事少、離家近;權高、位重、責任輕;睡覺睡到自然醒、數錢數到手
抽筋」等不務實的想法。

以同條件比較,我觀察到大陸從業人員的工作態度與價值觀比台灣這一代的年輕人更好,求知慾、上
進心皆較強;虛心求教且較有內涵,英文程度頗高。唯獨他們應加強電話禮儀、服務的口氣與工作效
率提昇、建立職務代理人制,並保持上述優點。若此未來這一隻睡醒的獅子必能發揮其無限潛能。相
對地,台灣人取得資訊管道較通暢,時下年輕人的創意點子多、工作效率佳,皆是不錯的優點。倘能
擷取大陸的部份優點做結合,深信
21世紀必然是中國人的世紀。

最後,我必須要聲明:「我無意長他人志氣,滅自己威風」,撇開政治立場不談憑心而論,大陸是積
極地在成長中,世界五百大企業已紛紛在大陸投資設廠,大陸當局也給予其海外留學生回祖國貢獻或
設廠之優惠措施(外資企業亦同),但反觀我們的議壇或媒體無日不是吵吵鬧鬧;景氣愈形衰退、失
業率攀升,但不願投入工作行列之年輕人為數不少;企業要存活下去已有困難,仍有大批的群眾走上
街頭抗爭“兩週八十四小時工時案”?!時下年輕人的能力/程度尚且無法與人相提並論,何來談加
薪、升等?!不景氣之下的工作機會頓失,要謀得一份長遠性有發展的工作已經不易,何來坐這山望
那山高的不穩定?!不免讓人憂心忡忡
21世紀,我們的競爭力在哪裡”?