中國秘書

 

安迪生企管顧問有限公司  

總經理  巫文瑜

 

理中國大陸秘書人員的問題集不外乎, 如何成為上司的得力助手?怎麼樣更好的幫上司分擔工作? 怎麼樣與不同部門的同仁溝通協調? 其中更關心的是:『在中國,秘書的角色被定位為是吃青春飯的, 談談秘書前程發展為何?

 

初在課堂聽到這個問題我一時無法理解何以中國的秘書定位是如此?於是我跟學員們解釋:『在台灣秘書是一份非常高尚有前途的工作, 秘書由於長期跟在老板身邊工作、學習,練就了一身的好本領有些人還自行創業呢! 秘書的職涯路甚為寬廣,可以當發言人、公關、業務主管、人資、更有很多人投入講師工作….』。豈料,學生跟我反駁說:『老師,兩岸國情不同!在中國,秘書是打雜的什麼都做』,我反問她:『妳對打雜的定義是什麼? 』。

 

 兩天下來, 我講了很多過去我在給人做秘書的點點滴滴,如何站在老板的角度思維,如何不計較,甚至跟他們分享創業時的一步一腳印。課後反餽表寫著:『兩天的相處我有很多的感動,巫老師不僅教我們如何做事, 更教我們很多做人處事的道理』。原來,是價值觀與認知的問題而不是大環境對秘書工作的限定。

 

 在某核電廠上課, 我問學員:『如果有一天你老總宿醉隔天上午打電話給妳(女秘書),要妳幫他準備午餐送去家裡, 去不去?』答案不一而足, 有些人說:『我會送而且還買止痛藥一起送去,順便關心老板有沒有好一點?』這種人的年資都是稍長的;有一部份人說:『我請司機送去』;突然自角落發出一個雄狀威武的聲音說:『不送, 我怎麼知道他白天是教授晚上是不是野獸?東北大妞個性就是豪邁。

 

在深圳做“成功的總經理秘書培訓”, 一早到教室被其中一位學員嚇了一跳, 那個神韻怎麼那麼像我一位好友?一要樣是一頭短髮、一樣是那麼俐落,言談之中不得不佩服她的心思縝密不愧是成功的總經理秘書。

 

中國的學生總是很喜歡發問,如果沒有三兩三肯定無法上梁山,他們最喜歡我坐在他們中間把二十多年來的經驗跟他們分享,有時熱絡到正課都上不完,但他們可不是隨便哈啦的喔!

 

例如:

秘書能否干涉總經理的某些決策?          

如何以恰當方式向老闆提出工作需求、與更好的建議     

上司交代的任務不詳細應如何再次提問?

對於老闆不便處理的事交代我去辦理,盡力了卻無法達成,

我應怎樣去應付?

如果一個客戶與競爭對手的關係很好,我們應如何改善並增進與這位客戶的關係? 

     如何加強個人專業能力?
如何用心?
如何增強自信心,讓自己覺得有成就、有前途?
哪些人不適合擔任秘書工作?
如何避免上司利用公餘請秘書幫他打牌、喝酒、做私事?
女強人是不是要比別人更努力?如何調適創業期的挫折?
希望多搜集各部門訊息供總經理參考,如何避免部門經理
   
誤會?如何客觀地搜集情報?
如何與女上司相處?
可否分享多年工作經驗中最引以為傲及最失敗、最尷尬的事例?

 

回來之後我在經濟日報發表了一篇文章叫“21世紀我們的競爭力在哪裡?”時下中國的秘書與我們這一批年輕人比起來後座力可能更強。在外商公司上班的秘書氣質談吐就是不一樣,有一次去幫Philip 桑達上課,承辦此課的資深秘書與我做課前溝通,我們相談甚歡課程效益也如他們所預期的。我欣喜的是大陸秘書水準已在提昇中所以溝通起來很簡單。看來我們的莘莘學子要加油了, 不可以再窗外有藍天地望個不停囉!